Définition

 

La GED s'articule autour de 4 axes qui sont l'acquisition, le classement, le stockage et la diffusion de documents de manière informatique. Le document est totalement dématérialisé et possède un cycle de vie.

  1. L'acquisition des documents est réalisée par la numérisation de document papier ou l'intégration de document électronique déjà existant.
  2. Le classement des documents se fait par pertinence, par type, par mots-clés, par auteur etc...
  3. Les documents sont stockés sur un support physique performant au faible temps de réponse. Les documents doivent être régulièrement triés et archivés, afin de ne pas rendre plus difficile leur accessibilité.
  4. La diffusion de document est interne (intranet) ou externe(internet).

Avantages d'une GED

 

Bien que méconnu au sein des TPE/PME, la GED permet :

  • un gain substantiel de temps
  • un gain de rentabilité (3% du CA en moyenne).
  • de réduire considérablement le volume papier.
  • d'améliorer la relation collaborative entre les personnes et les services
  • une facilité de recherche et d'accès à un document grâce à leur indexation.

Par la réduction conséquente de l'utilisation du papier et des tâches d'impression, la GED a un avantage environnemental.

Nos différentes solutions

 

L'offre en matière de GED open source est mature. Alfresco, Nuxeo, Knowledge Tree, Maarch, etc... couvrent largement la majorité de vos besoins. Comme la majorité des offres, chacune est relative à vos spécificités, mais nous avons choisi de préconiser Alfresco pour sa polyvalence et sa communauté dynamique.

Néanmoins, d'autres solutions ont des avantages qu'Alfresco n'a pas, et nous vous conseillons en toute transparence sur l'application possédant les fonctionnalités adéquates.

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